Una delle ultime cose di cui mi sono occupato sono i wiki e più li uso e più mi convinco che avranno un radioso futuro anche nel mondo enterprise e non solo inteso come social media. In un ipotetico mix di servizi di consulenza per le piccole e medie imprese , il wiki completa perfettamente l’offerta di strumenti semplici ed efficaci per il lavoro collaborativo.
Quindi prendete un po di information architecture, metteteci la giusta dose di tagging, amalgamate con ingenti quantità di Search engine optimisiation, e confezionate un blog se l’obiettivo è salire rapidamente nei motori e fare comunicazione on line di buon livello o un wiki se volete che i vostri gruppi di lavoro aumentino la loro efficienza.

Ecco il mio mini caso d’uso.

Esigenza:

utilizzare uno strumento per la collaborazione on line che:

  1. riducesse il numero di mail che si scambiano nella redazione di progetti con relativo problema di sincronizzazione delle copie e aggiornamento all’ultima versione.
  2. permettesse agli utenti di mettere note e file collegati in maniera semplice
  3. avesse una funzione di alert per i manager dei progetti che li avvertisse ogni volta che un documento veniva modificato
  4. permettesse una semplice classificazione dei documenti
  5. avesse una gestione dei permessi sui singoli documenti il più flessibile ed intuitiva possibile in maniera da poter includere od escludere gli utenti dall’accesso ai documenti e seguisse la volatilità di gruppi di lavoro che di solito si riscontra in in progetti estesi e distribuiti.
  6. fosse scalabile sotto il profilo degli utenti e dei contenuti gestiti

Contesto:

la produzione di documenti per la risposta a call for proposal di almeno 5 progetti per il VII programma quadro che costituisce la fase di testing prima di adottare la soluzione per gestire la produzione dei deliverablses per i progetti che diventeranno operativi.
Nella fase di testing quindi è prevista la collaborazione di 20 utenti in gruppi di lavoro internazionali e multidiscipliari. Uso di socialtext per gestione flusso di informazioni e attività nel project management dei progetti per un numero di pagine attese da un minimo di 300/4000 ad un massimo di 2000.
Il profilo degli utenti è il seguente:

  • Direttori di programmi di ricerca
  • project manager
  • ricercatori
  • economisti
  • sociologi
  • computer scientist
  • esperti di comunicazione.

La soluzione:

Ho deciso di utilizzare socialtext innanzitutto per le seguenti ragioni:

  • la semplicità dell’interfaccia
  • il concetto di workspace che permette di semplificare al massimo la gestione delle permissions. Basta aprire un workspace per ogni progetto, tante pagine quante sono i capitoli del documento e rispettare l’uso degli Heading (i titoli dei paragrafi) per utilizzare le funzionalità per generare gli indici dei documenti (basta scrivere {toc} (table of contents)
  • la possibilità di usare il tagging in ogni pagina
  • la possibilità di distribuire le pagine attraverso feed RSS (eventualmente sottoscrivendo i feed per ogni categoria di interesse)
  • la possibilità di aggiornare i documenti inviando una e-mail ad ogni singola pagina (all’indirizzo nomepagina@socialtext.net)

Nella fase di testing abbiamo optato per una soluzione hosted ma con il crescere del progetto si può optare per una versione in house usando la versione open source di socialtext o per le organizzazioni più grandi la versione appliance: un server rack già bell’e pronto e personalizzabile, integrabile con l’infrastruttura IT esistente e chi più ne ha più ne metta.

Non abbiamo ancora provato ad utilizzare i blogs che si possono aprire per ogni utente, ma ci stiamo ragionando. Associate al tagging possono essere estremamente utili per gestire le informazioni logistiche ed organizzative, che, oltre a costituire una pagina di profilo per ogni utente e un efficace blocco appunti.
L’uso flessibile del tagging può incrementare di molo l’efficienza della comunicazione.

Facciamo un esempio pratico. Se è in programma un meeting di progetto, per confermare la propria presenza basta scrivere qualche nota in un post e taggarlo con la parola chiave meeting, Creando nella home page i progetto l’indice per il tag meeting abbiamo immediatamente il numero delle persone che sono disponibili e le relative osservazioni. La stessa cosa si può fare per gestire le todo list (con un tag todo) o qualsiasi altra attività.

A differenza dei groupware l’uso dei wiki permette di adeguare la piattaforme ai propri flussi di lavoro e non viceversa.

Altre feature particolarmente utili sono quelle che permettono di includere nelle pagine:

  • feed rss esterni (con il comando {fetchrss:feed_url}
  • serp di google (i risultati di una particolare ricerca)
  • Integrazione con l’istant messanger (scrivendo {skype:nomeskype} appare un bel pulsantino call.

Nella home page del progetto o nella pagina dei contatti che si può creare (meglio se taggata come risorse o membri etc…) si avrà anche la possibilità di contattare al volo la persona interessata.
Interessante è anche la possiblità di integrare nelle pagien i servizi iCal come google calendar.

Limiti.

l’esportabilità delle pagine in formato word crea qualche problema di nella formattazione dei documenti.

Conclusioni:

Il vantaggio maggiore dell’uso dei wiki sta nel fatto che con un unico investimento si raggiungono due obbiettivi.

  • usare uno strumento efficace ed efficiente per i lavoro collaborativo on line
  • creare una knowledge base aiendale semplice da amministrare e riorganizzare che è il frutto di di una progettazione “sociale”, di un’archiettura delle informazioni che è per forza aderente alla propria organizzazione perchè è da questa che è stata effettuate.

Il lavoro del consulente è quello di agevolare i processi per la sua crescita, controllare alqualità e consisetanza delle informazioni e contribuire alla sua modellazione secondo criteri di usabilità e pensando a migliorare la user experience. E’ un approccio progettuale bottom up che in realtà come quelle del mercato italiano è sen’zltro vincente. Abatte i costi di progettazione rendendola leggera e a stretto contetto con l’implementazione. Dal punto di vista delle organizzazione questo si traduce in almeno un paio di vantaggi economici e finanziari:

  • l’investimento in una unica piattaforma per la collaborazione on line ed il knowledge management, con in più il relativo risparmio sui costi di integrazione delle piattaforme (ce ne è una di meno)
  • un vantaggio finanziario. L’investimento richesto è distribuibile nel tempo per mantenere la cresicta dei contenuti stabile e qualitativamente ad alto livello, seguendo la scalabilità del progetto, controllando anche il processo di progettazione e negoziandolo. Il prgetto per il set up di un wiki è meno complesso di quello di qualsiasi piattaforma che impone maggiori rigità tecnologiche e di usabilità.

L’esperimento sul campo che ho effettuato è riuscito, socialtext ed i wiki in generale supeano a pieni voti l’esame per candidarsi a piattaforme per il lavoro collaborativo.
Sono più semplice da usare, hanno una gestione delle permission molto più flessible e sono flessibili sotto il profilo della classificazione e del retrieval delle informazioni.

Bisogna solo entrare nell loro logica di funzionamento ed abituarsi all’uso del tagging come strumento utile allo scopo.

Sotto il profilo della scalabilità le numerose soluzioni open source e quell più mature comprese quelle commerciali come “Confluence” di altassian offrono adeguate garanzie. Per quanto riguarda SocialText in particolare il fatto che sia stato rilasciato in modalità open source e che sia basato su Perl e PostgreSql offer garanzie di robustezza e scalabilità.

Nella versione appliance poi c’è la possbilità non secondaria di utlizzare il wiki anche off line. Non appena si ritorna sul network i contenuti si sicnronizzano automaticamente. Il wiki espande notevolemente il propri orizzonti diventando a tutto tondo uno strumento office potente.

Manca forse ancora un po di cultura organizzativa per comprendere a pieno le possiblità di un uso del wiki in ambito enterprise e c’è da fare del lavoro sul fronte della user experience e integrazione con le suite office più diffuse. Non nell’immediato ma la community open source ci sta lavorando e sarà presto disponibile SocialCalc ed il modulo per integrare WikiCalc, i folgi elettronici on line (tipo google spreadsheet, per intenderci) che ampliano gli ambiti di applicazione enterprise.

Esistono comunque tutta una serie di patterns per l’uso dei wiki in diversi contesti.
Folgorato sulla via dei wiki nei prossimi giorni aprirò WkiItalia (sto scegliendo la piattaforma) un wiki aperto a tutti coloro che sono interessati ad approfondire l’argomento nel quale ho iniziato a tradurre i patterns raccolti da wikippaterns.com. e a breve parlermo di wiki al WikiWednesday un evento ancor più informale dei barcamp e più semplice da tenersi con frequenza stabilita. A Londra lo fanno già ogni due mesi. Il prossimo il 6 giugno.

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